Konmari je email inbox


woensdag, 23 juni 2021

Sinds de wereld massaal thuis werkt worden we meer dan ooit overladen met emails.  Nu uit onderzoek blijkt dat 20% helemaal nooit meer naar kantoor wil en 70% hooguit 1 dag per week, geven we je graag wat tips.  De oorzaak is simpel, waar je vroeger elkaar een kleine opdracht gaf in de koffie hoek gaat dat nu meestal via email.

Ik heb e-mail altijd gezien als een soort Hydra van Lerna, waarvan iedere afgehouwen kop telkens dubbel teruggroeide. Hoe snel je de mail ook verwerkt, beantwoord en verwijderd, het wordt alleen maar meer. Dan maar alles in mapjes , 1 mapje voor vandaag behandelen, 1 mapje voor deze week en 1 mapje als archief ... ja dat gaat zeker werken. Om er vervolgens achter te komen dat hierdoor de chaos in je mailbox nog groter is geworden. 

En dit alles en meer is mijn persoonlijke ervaring met e-mail geweest, ik weet dat ik in deze kwestie zeker niet de enige ben.Vooral gezien het feit dat er gegevens zijn waaruit blijkt dat de gemiddelde kantoor medewerker ongeveer 28% van zijn werkweek aan e-mail besteedt. En dat is absoluut absurd.

Daarom wil ik vandaag enkele tips en tactieken delen die ik de afgelopen tijd heb geleerd om van e-mail een minder stressvol en minder tijdrovend onderdeel van mijn leven te maken. Nu moet ik dit van tevoren zeggen, ik ben geenszins een e-mailexpert. En ik weet dat je waarschijnlijk andere productiviteitsgoeroes kunt vinden met gekke Inbox Zero-workflows om elke ochtend om 6 uur 's ochtends af te werken voordat ze hun ochtendyoga of koffiemeditatie doen. Maar ik heb in ieder geval mijn e-mail kunnen temmen. Dus of je nu een student bent of een professional die wordt begraven in e-mails van je baas, hopelijk zullen enkele van deze tips je helpen je inbox te temmen

 

De basis

Behandel je inbox niet als een archief. Berichten archiveren of ze verwijderen als je ze niet meer nodig hebt.

Gebruik je inbox niet als taakbeheerder. En dit is cruciaal. Maar ik weet dat het ook heel moeilijk is om te doen, omdat velen van ons dit vaak doen, we zien e-mails in onze inbox, we weten dat we erop moeten reageren. Maar om erop te reageren, moeten we 18 verschillende dingen doen.

Verder is het een vrij slim idee om een ​​specifiek tijdstip van de dag te besteden aan het verwerken van e-mail.

Konmari je werkmail inbox

De KonMari methode bestaat uit twee stappen. Weggooien en opbergen. ‘Does it spark joy?’ is de eerste vraag die je jezelf stelt bij alles. Zo ja, dan mag je het houden — mits je het netjes opruimt natuurlijk.. — zo nee, meteen weggooien.

Natuurlijk bouw ik hier bij werk of belangrijke mails die je "moet" bewaren of beantwoorden een uitzondering in.  Anders zouden de meesten van ons simpelweg al werk email elke dag weggooien onder de noemer "doesn't spark joy" haha.  Ik zou voor werk situaties daarom eerder het opsplitsen in 2  stappen:

 

Stap 1: "Is dit belangrijk en moet ik hier iets mee doen?" 

Zo ja, dan mag je het houden en gaan we naar stap 2.

Zo nee, meteen weggooien want dan is het waarschijnlijk spam, reclame of 1 van de vele nutteloze emails.

Stap 2: "Kan ik dit beantwoorden, uitvoeren of oplossen binnen 5 minuten?" 

Zo ja, dan ga je direct deze email beantwoorden of de taak uitvoeren. 

Zo nee, dan maak je een taak aan in je taken manager software zoals paymo , asana, wrike of monday.  Je zet de hele email hierin en verwijderd de e-mail uit je inbox.

Meldingen uitzetten

En tenzij e-mailmeldingen ongelooflijk belangrijk voor je zijn, bijvoorbeeld als je Elon Musk bent of zoiets, haal die meldingen dan van je telefoon, wijd een deel van de dag aan e-mail en laat de rest ervan aan je werk besteden of weet je dingen die je wilt doen.

Nieuwsbrieven

Wat je ook doet, tenzij je helemaal naar beneden gaat van een nieuwsbrief en op die afmeldlink klikt , blijven de mails binnen komen. Begin dus met afmelden voor marketingberichten en nieuwsbrieven die je geen waarde meer geven. En ja, dat geldt ook voor onze nieuwsbrief als je geen waarde haalt uit de e-mails die wij je sturen.

Archiveren of verwijderen?

Veel mensen lopen vast op de vraag of ze hun e-mails moeten archiveren of verwijderen. En eerlijk gezegd is dit tegenwoordig nogal een betwistbaar punt is, aangezien de meeste e-mailprogramma's je een hoop ruimte bieden voor het opslaan van e-mails, maar ik volg een eenvoudige algemene regel.

Als ik denk dat ik die e-mailinformatie in de toekomst ooit nodig zal hebben, dan archiveer ik die.  En anders verwijder ik ze. Waarschijnlijk zijn het dan toch voornamelijk nieuwsbrieven of marketingberichten.