Od té doby, co světu začala masově práce z domova, jsme zahlceni e-maily více než kdykoli předtím. Výzkum ukazuje, že 20 % lidí už nikdy nechce jít do kanceláře a 70 % maximálně 1 den týdně, proto vám rádi dáme několik tipů. Příčina je jednoduchá – tam, kde jste si dříve zadávali drobné úkoly v kuchyňce u kávy, probíhá vše nyní většinou přes e-mail.
E-mail jsem vždy vnímal jako jakousi Lernejskou hydru, které z každé useknute hlavy vždy vyrostly dvě nové. Jakkoli rychle e-maily zpracujete, odpovíte a smažete, přibývá jich jen více. Tak tedy vše do složek – 1 složka pro dnešní den, 1 složka pro tento týden a 1 složka jako archiv … to jistě bude fungovat. Jen abyste pak zjistili, že tím chaos ve vaší schránce ještě vzrostl.
A toto vše a více je moje osobní zkušenost s e-mailem – vím, že v této věci rozhodně nejsem sám. Zvláště vzhledem k tomu, že existují data ukazující, že průměrný kancelářský pracovník věnuje e-mailu přibližně 28 % svého pracovního týdne. A to je naprosto absurdní.
Proto bych dnes rád sdílel několik tipů a taktik, které jsem se v poslední době naučil, abych z e-mailu udělal méně stresující a méně časově náročnou součást svého života. Musím to říci předem – nejsem v žádném případě e-mailovým expertem. A vím, že pravděpodobně najdete jiné guru produktivity s šílenými pracovními postupy Inbox Zero, které je třeba každé ráno v 6 hodin ráno odbalit před ranní jógou nebo meditací u kávy. Ale alespoň svůj e-mail jsem dokázal zkrotit. Takže ať už jste student nebo profesionál pohřbený v e-mailech od svého šéfa, doufám, že vám některé z těchto tipů pomohou zkrotit vaši doručenou poštu.
Základy
Nepřistupuj ke své schránce jako k archivu. Zprávy archivuj nebo je smaž, když je již nepotřebuješ.
Nepoužívej schránku jako správce úkolů. A to je zásadní. Ale vím, že je to také velmi obtížné udělat, protože mnozí z nás to často děláme – vidíme e-maily ve schránce a víme, že na ně musíme reagovat. Ale abychom na ně mohli reagovat, musíme udělat 18 různých věcí.
Navíc je poměrně chytrý nápad vyhradit si konkrétní denní dobu na zpracování e-mailů.
Konmari tvé pracovní e-mailové schránky
Metoda KonMari se skládá ze dvou kroků. Vyhazování a ukládání. ‘Does it spark joy?’ je první otázka, kterou si u každé věci kladeš. Pokud ano, můžeš si ji nechat — pokud ji samozřejmě pořádně uklidíš.. — pokud ne, ihned vyhodit.
Samozřejmě zde dělám výjimku pro pracovní nebo důležité e-maily, které "musíš" uchovat nebo na ně odpovědět. Jinak by většina z nás jednoduše každý den zahazovala všechny pracovní e-maily pod záminkou "doesn't spark joy" haha. Pro pracovní situace bych proto raději navrhoval rozdělení do 2 kroků:
Krok 1: "Je to důležité a musím s tím něco udělat?"
Pokud ano, můžeš si to nechat a přejdeme ke kroku 2.
Pokud ne, ihned vyhodit, protože pak je to pravděpodobně spam, reklama nebo jeden z mnoha zbytečných e-mailů.
Krok 2: "Mohu na tento e-mail odpovědět, splnit úkol nebo ho vyřešit do 5 minut?"
Pokud ano, ihned na tento e-mail odpovíš nebo úkol splníš.
Pokud ne, vytvoříte úkol ve svém softwaru pro správu úkolů, jako je paymo, asana, wrike nebo monday. Celý e-mail do něj vložíte a e-mail smažete z doručené pošty.
Vypnutí oznámení
A pokud pro vás e-mailová oznámení nejsou neuvěřitelně důležitá – například pokud jste Elon Musk nebo něco takového – odstraňte tato oznámení z telefonu, věnujte část dne e-mailům a zbytek věnujte své práci nebo věcem, které chcete dělat.
Newsletttery
Ať děláte cokoli, pokud úplně neprojdete newsletterem až dolů a nekliknete na odkaz pro odhlášení, e-maily budou dál přicházet. Začněte tedy odhlašovat odběr marketingových zpráv a newsletterů, které vám již nepřinášejí žádnou hodnotu. A ano, to platí i pro náš newsletter, pokud pro vás e-maily, které vám posíláme, nemají žádnou hodnotu.
Archivovat, nebo smazat?
Mnoho lidí tápe při otázce, zda mají své e-maily archivovat, nebo mazat. A upřímně řečeno, v dnešní době je to poměrně sporná otázka, protože většina e-mailových programů nabízí velké množství místa pro ukládání e-mailů, ale já se řídím jednoduchým obecným pravidlem.
Pokud si myslím, že tyto informace z e-mailu někdy v budoucnu budu potřebovat, archivuji je. Jinak je smažu. Pravděpodobně jsou to stejně převážně newslettery nebo marketingové zprávy.