Siitä lähtien, kun maailma siirtyi massiivisesti etätöihin, olemme enemmän kuin koskaan tulvineet sähköposteja. Nyt kun tutkimukset osoittavat, että 20 % ei halua enää koskaan palata toimistolle ja 70 % korkeintaan yhden päivän viikossa, haluamme antaa sinulle muutamia vinkkejä. Syy on yksinkertainen: missä ennen annoit pienen toimeksiannon kahvinurkkauksen kautta, tapahtuu se nykyään yleensä sähköpostitse.
Olen aina nähnyt sähköpostin eräänlaisena Lernan Hydrana, jonka jokainen katkaistu pää kasvoi aina takaisin kaksinkertaisena. Kuinka nopeasti tahansa käsittelet, vastaat ja poistat viestit, niitä tulee vain lisää. Sitten laitetaan kaikki kansioihin – yksi kansio tänään käsiteltäville, yksi tämän viikon viesteille ja yksi arkistoksi... kyllä, se varmasti toimii. Vain huomataksesi, että kaaos postilaatikossasi on tämän myötä kasvanut entisestään.
Kaikki tämä ja enemmän on ollut minun henkilökohtainen kokemukseni sähköpostista – tiedän, etten ole tässä asiassa yksin. Etenkin ottaen huomioon, että tiedot osoittavat keskimääräisen toimistotyöntekijän käyttävän noin 28 % työviikostaan sähköpostiin. Ja se on täysin absurdia.
Siksi haluan tänään jakaa muutamia vinkkejä ja taktiikoita, joita olen viime aikoina oppinut tehdäkseni sähköpostista vähemmän stressaavan ja vähemmän aikaa vievän osan elämääni. Minun täytyy sanoa tämä etukäteen: en ole missään nimessä sähköpostiasiantuntija. Ja tiedän, että voit todennäköisesti löytää muita tuottavuusguruja hullulla Inbox Zero -työnkululla, jonka he suorittavat joka aamu kello 6, ennen aamujoogaansa tai kahvimeditoinntiaan. Mutta olen ainakin onnistunut kesyttämään sähköpostini. Joten olitpa opiskelija tai ammattilainen, joka hukkuu pomosi sähköposteihin, toivottavasti jotkut näistä vinkeistä auttavat sinua kesyttämään postilaatikkosi.
Perusteet
Älä käytä saapuneet-kansiota arkistona. Arkistoi viestit tai poista ne, kun et enää tarvitse niita.
Älä käytä saapuneet-kansiota tehtävienhallintana. Tämä on ratkaisevan tärkeää. Tiedän kuitenkin, että se on myös hyvin vaikeaa, koska monet meistä tekevät niin usein – näemme sähköpostit saapuneet-kansiossa ja tiedämme, että meidän on vastattava niihin. Vastataksemme niihin meidän on kuitenkin tehtävä 18 eri asiaa.
Lisäksi on varsin viisasta varata päivästä tietty aika sähköpostien käsittelyyn.
Konmari työsähköpostisi saapuneet-kansio
KonMari-menetelmä koostuu kahdesta vaiheesta: poisheittämisestä ja säilyttämisestä. ‘Does it spark joy?’ on ensimmäinen kysymys, jonka itseltäsi kysyt kaiken kohdalla. Jos vastaus on kyllä, saat pitää sen — kunhan järjestät sen siististi tietenkin. — Jos ei, heitä se heti pois.
Tein tähän tietenkin poikkeuksen työ- tai tärkeille sähköposteille, jotka sinun "täytyy" säilyttää tai joihin sinun täytyy vastata. Muuten useimmat meistä yksinkertaisesti heittäisivät kaikki työsähköpostit päivittäin pois "doesn't spark joy" -otsikon alle haha. Työtilanteiden osalta suosittelisin siksi mieluummin jakamista 2 vaiheeseen:
Vaihe 1: "Onko tämä tärkeää ja pitääkö minun tehdä sille jotain?"
Jos kyllä, saat pitää sen ja siirrymme vaiheeseen 2.
Jos ei, heitä se heti pois, sillä se on todennäköisesti roskapostia, mainontaa tai yksi monista turhista sähköposteista.
Vaihe 2: "Voinko vastata tähän, toteuttaa sen tai ratkaista sen 5 minuutin sisällä?"
Jos kyllä, vastaat suoraan tähän sähköpostiin tai suoritat tehtävän.
Jos ei, luo tehtävä tehtävänhallintaohjelmistossasi, kuten paymo, asana, wrike tai monday. Kopioi koko sähköposti sinne ja poista sähköposti saapposlaatikostasi.
Ilmoitusten poistaminen käytöstä
Ja ellet sähköposti-ilmoitukset ole sinulle uskomattoman tärkeitä – esimerkiksi jos olet Elon Musk tai jotain vastaavaa – poista ne puhelimestasi, omista osa päivästä sähköpostille ja käytä muu aika työhösi tai asioihin, joita haluat tehdä.
Uutiskirjeet
Mitä ikinä teetkin, ellei peruuta uutiskirjeen tilauksia kokonaan klikkaamalla peruutuslinkkiä, sähköpostit jatkavat tuloaan. Aloita siis peruuttamalla markkinointiviestien ja uutiskirjeiden tilaukset, jotka eivät enää tuota sinulle arvoa. Ja kyllä, tämä koskee myös meidän uutiskirjettämme, jos et saa arvoa lähettämistämme sähköposteista.
Arkistoida vai poistaa?
Monet ihmiset jumittuvat kysymykseen, pitäisikö heidän arkistoida vai poistaa sähköpostinsa. Rehellisesti sanottuna tämä on nykyään melko kiistanalainen aihe, sillä useimmat sähköpostiohjelmat tarjoavat runsaasti tilaa sähköpostien tallentamiseen, mutta minä noudatan yksinkertaista yleistä sääntöä.
Jos ajattelen, että saatan tarvita sähköpostin tietoja tulevaisuudessa, arkistoin sen. Muussa tapauksessa poistan sen. Kyseessä ovat todennäköisesti joka tapauksessa lähinnä uutiskirjeet tai markkinointiviestit.