Da die Welt massenhaft von zu Hause aus arbeitet, sind wir mehr denn je mit E-Mails überlastet. Nachdem Untersuchungen ergeben haben, dass 20 % überhaupt nie ins Büro gehen wollen und 70 % höchstens 1 Tag die Woche, möchten wir Ihnen einige Tipps geben. Der Grund ist einfach, wo man sich früher in der Kaffee-Ecke einen kleinen Auftrag gegeben hat, geschieht dies heute meist per E-Mail.
Ich habe E-Mail immer als eine Art von Lernas Hydra betrachtet, bei der jeder abgetrennte Kopf zu zweit nachwächst. Egal wie schnell Sie die E-Mail bearbeiten, beantworten und löschen, es wird nur noch mehr. Dann alles in Ordnern, 1 Ordner für heute, 1 Ordner für diese Woche und 1 Ordner als Archiv behandeln ... ja das geht sicher. Nur um festzustellen, dass dadurch das Chaos in Ihrem Briefkasten noch größer geworden ist.
Und all dies und mehr ist meine persönliche Erfahrung mit E-Mail, ich weiß, dass ich in dieser Angelegenheit sicherlich nicht allein bin, zumal Daten zeigen, dass der durchschnittliche Büroangestellte etwa 28% seiner Arbeitswoche für E-Mails aufwendet. Und das ist absolut absurd.
Deshalb möchte ich heute einige Tipps und Taktiken teilen, die ich in letzter Zeit gelernt habe, um E-Mails zu einem weniger stressigen und weniger zeitaufwendigen Teil meines Lebens zu machen. Jetzt muss ich gleich sagen, ich bin kein E-Mail-Experte. Und ich weiß, dass Sie wahrscheinlich andere Produktivitätsgurus mit verrückten Inbox Zero-Workflows finden können, die jeden Morgen um 6 Uhr morgens fertig sind, bevor Sie ihre morgendliche Yoga- oder Kaffeemeditation machen. Aber immerhin habe ich es geschafft, meine E-Mail zu zähmen. Egal, ob Sie ein College-Student oder ein Profi sind, der in E-Mails von Ihrem Chef versunken ist, hoffentlich helfen Ihnen einige dieser Tipps dabei, Ihren Posteingang zu zähmen.
Die Basis
Behandeln Sie Ihren Posteingang nicht wie ein Archiv. Archivieren Sie Nachrichten oder löschen Sie sie, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.
Verwenden Sie Ihren Posteingang nicht als Task-Manager. Und das ist entscheidend. Aber ich weiß, dass es auch sehr schwierig ist, weil viele von uns dies oft tun, wir sehen E-Mails in unseren Posteingängen und wissen, dass wir darauf antworten müssen. Aber um darauf zu reagieren, müssen wir 18 verschiedene Dinge tun.
Darüber hinaus ist es eine ziemlich clevere Idee, eine bestimmte Tageszeit mit der Verarbeitung von E-Mails zu verbringen.
Konmari Ihr berufliches E-Mail-Postfach
Die KonMari-Methode besteht aus zwei Schritten. Entsorgen und aufbewahren. "Entzündet es Freude?" ist die erste Frage, die Sie sich bei allem stellen. Wenn ja, können Sie es behalten – vorausgesetzt, Sie säubern es natürlich – wenn nicht, werfen Sie es sofort weg.
Natürlich baue ich hier eine Ausnahme für geschäftliche oder wichtige E-Mails ein, die Sie speichern oder beantworten "müssen". Sonst würden die meisten von uns jeden Tag alle geschäftlichen E-Mails einfach wegwerfen unter der Überschrift "macht keine Freude" haha. Für Arbeitssituationen würde ich es daher eher in 2 Schritte aufteilen:
Schritt 1: "Ist das wichtig und sollte ich etwas dagegen tun?"
Wenn ja, können Sie es behalten und wir gehen zu Schritt 2.
Wenn nicht, werfen Sie es sofort weg, denn dann handelt es sich wahrscheinlich um Spam, Werbung oder eine der vielen nutzlosen E-Mails.
Schritt 2: "Kann ich das in 5 Minuten beantworten, ausführen oder lösen?"
Wenn ja, werden Sie diese E-Mail sofort beantworten oder die Aufgabe ausführen.
Wenn nicht, erstellen Sie eine Aufgabe in Ihrer Task-Manager-Software wie paymo , asana, wrike oder monday. Sie geben die gesamte E-Mail hier ein und entfernen die E-Mail aus Ihrem Posteingang.
Benachrichtigungen ausschalten
Und es sei denn, E-Mail-Benachrichtigungen sind für Sie unglaublich wichtig, z. B. wenn Sie Elon Musk oder so sind, holen Sie sich diese Benachrichtigungen von Ihrem Telefon, widmen Sie einen Teil des Tages E-Mails und lassen Sie den Rest für Ihre Arbeit oder Dinge verwenden, die Sie kennen machen wollen.
Newsletter
Was auch immer Sie tun, es sei denn, Sie gehen von einem Newsletter ganz nach unten und klicken auf den Abmeldelink, die E-Mails werden weiterhin eingehen. Beginnen Sie also damit, sich von Marketingnachrichten und Newslettern abzumelden, die Ihnen keinen Wert mehr bieten. Und ja, das gilt auch für unseren Newsletter, wenn Sie aus den E-Mails, die wir Ihnen senden, keinen Nutzen ziehen.
Archivieren oder löschen?
Viele Leute wissen nicht, ob sie ihre E-Mails archivieren oder löschen sollen. Und ehrlich gesagt ist dies heutzutage ein ziemlich strittiger Punkt, da die meisten E-Mail-Programme Ihnen eine Menge Platz zum Speichern von E-Mails bieten, aber ich folge einer einfachen allgemeinen Regel.
Wenn ich denke, dass ich diese E-Mail-Informationen in Zukunft jemals benötigen werde, archiviere ich sie. Ansonsten lösche ich sie. Wahrscheinlich handelt es sich hauptsächlich um Newsletter oder Marketingbotschaften.
