Eftersom världen arbetar hemifrån i massor är vi mer än någonsin överbelastade med e-postmeddelanden. Nu när forskning visar att 20 % aldrig vill gå till kontoret alls och 70 % som mest 1 dag i veckan vill vi ge dig några tips. Orsaken är enkel, där man tidigare gav varandra ett litet uppdrag i fikahörnan, detta görs numera oftast via mail.
Jag har alltid tänkt på e-post som ett slags Lernas Hydra, varje avhuggen huvudåterväxt i två delar. Oavsett hur snabbt du bearbetar, svarar och raderar mejlet så blir det bara mer. Lägg sedan allt i mappar, behandla 1 mapp för idag, 1 mapp för denna vecka och 1 mapp som arkiv ... ja det kommer säkert att fungera. Bara för att få reda på att detta har gjort kaoset i din brevlåda ännu större.
Och allt detta och mer har varit min personliga erfarenhet av e-post, jag vet att jag verkligen inte är ensam i den här frågan. Speciellt med tanke på att det finns data som visar att en genomsnittlig kontorsarbetare spenderar cirka 28 % av sin arbetsvecka på att spendera e-post. Och det är helt absurt.
Så idag vill jag dela med mig av några tips och taktiker som jag har lärt mig på sistone för att göra e-post till en mindre stressig och mindre tidskrävande del av mitt liv. Nu måste jag säga detta på förhand, jag är inte på något sätt en e-postexpert. Och jag vet att du förmodligen kan hitta andra produktivitetsguruer med galna Inbox Zero-arbetsflöden för att avsluta varje morgon klockan 6 innan de gör sin morgonyoga eller kaffemeditation. Men jag lyckades i alla fall tämja min e-post. Så oavsett om du är en högskolestudent eller en professionell begravd i e-postmeddelanden från din chef, förhoppningsvis kommer några av dessa tips att hjälpa dig att tämja din inkorg.
Basen
Behandla inte din inkorg som ett arkiv. Arkivera meddelanden eller radera dem när du inte längre behöver dem.
Använd inte din inkorg som uppgiftshanterare. Och detta är avgörande. Men jag vet att det också är väldigt svårt att göra eftersom många av oss gör det här ofta, vi ser e-postmeddelanden i våra inkorgar, vi vet att vi måste svara på dem. Men för att svara på det måste vi göra 18 olika saker.
Dessutom är det en ganska smart idé att tillbringa en viss tid på dagen med att bearbeta e-post.
Konmari din arbetsmail-inkorg
KonMari-metoden består av två steg. Kasta och förvara. "Vänder det glädje?" är den första frågan du ställer dig själv i allt. Om så är fallet kan du behålla det – förutsatt att du städar upp det ordentligt förstås – om inte, släng det omedelbart.
Självklart lägger jag till ett undantag här för jobb eller viktiga e-postmeddelanden som du "måste" behålla eller svara på. Annars skulle de flesta av oss helt enkelt slänga all jobbmail varje dag under rubriken "gnistar inte glädje" haha. För arbetssituationer skulle jag därför hellre dela upp det i 2 steg:
Steg 1: "Är detta viktigt och bör jag göra något åt det?"
Om så är fallet kan du behålla det så går vi till steg 2.
Om inte, släng det omedelbart för då är det förmodligen skräppost, reklam eller något av de många värdelösa mejlen.
Steg 2: "Kan jag svara, köra eller lösa detta på 5 minuter?"
Om så är fallet kommer du omedelbart att svara på detta e-postmeddelande eller utföra uppgiften.
Om inte, skapa en uppgift i din aktivitetshanterarprogramvara som paymo , asana, wrike eller monday. Du lägger in hela mejlet här och tar bort mejlet från din inkorg.
Stäng av notifikationer
Och såvida inte e-postaviseringar är otroligt viktiga för dig, som om du är Elon Musk eller något, få dessa aviseringar från din telefon, ägna en del av dagen till e-post och låt resten av den spendera på ditt arbete eller så vet du saker du vill göra.
nyhetsbrev
Vad du än gör, såvida du inte går hela vägen ner från ett nyhetsbrev och klickar på den där avregistreringslänken, fortsätter e-postmeddelandena att komma in. Så börja med att avsluta prenumerationen på marknadsföringsmeddelanden och nyhetsbrev som inte längre ger dig något värde. Och ja, det gäller även vårt nyhetsbrev om du inte får något värde av de mejl vi skickar till dig.
Arkivera eller radera?
Många människor fastnar i om de ska arkivera eller radera sina e-postmeddelanden. Och ärligt talat, detta är en ganska omtvistad punkt nu för tiden, eftersom de flesta e-postprogram ger dig massor av utrymme att lagra e-postmeddelanden, men jag följer en enkel allmän regel.
Om jag tror att jag någonsin kommer att behöva den e-postinformationen i framtiden arkiverar jag den. Annars tar jag bort dem. De är förmodligen främst nyhetsbrev eller marknadsföringsmeddelanden.
