Depuis que le monde a commencé à travailler massivement à domicile, nous sommes plus que jamais surchargés d’e-mails. Maintenant que des recherches montrent que 20 % ne veulent jamais aller au bureau et 70 % souhaitent y aller au maximum 1 jour par semaine, nous aimerions vous donner quelques conseils. La cause est simple : avant, vous vous donniez une petite mission dans le coin café, cela se fait désormais généralement par e-mail.
J'ai toujours considéré le courrier électronique comme une sorte d'hydre de Lerne, dont chaque tête coupée repousse en double. Quelle que soit la rapidité avec laquelle vous traitez, répondez et supprimez l’e-mail, celui-ci ne fera qu’augmenter. Ensuite, mettez le tout dans des dossiers, 1 dossier pour aujourd'hui, 1 dossier pour cette semaine et 1 dossier comme archive... oui, ça fonctionnera certainement. Seulement pour découvrir que cela a rendu le chaos encore plus grand dans votre boîte aux lettres.
Et tout cela et bien plus encore a été mon expérience personnelle avec le courrier électronique, je sais que je ne suis certainement pas seul dans ce domaine. Surtout si l'on considère qu'il existe des données montrant que l'employé de bureau moyen consacre environ 28 % de sa semaine de travail au courrier électronique. Et c'est absolument absurde.
Aujourd'hui, je souhaite partager quelques conseils et tactiques que j'ai appris récemment pour faire du courrier électronique une partie moins stressante et moins chronophage de ma vie. Maintenant, je dois le dire d’emblée, je ne suis en aucun cas un expert en courrier électronique. Et je sais que vous pouvez probablement trouver d'autres gourous de la productivité avec des flux de travail Inbox Zero fous à faire tous les matins à 6 heures du matin avant de faire leur yoga matinal ou leur méditation autour du café. Mais au moins j'ai pu apprivoiser mon email. Alors, que vous soyez étudiant ou professionnel submergé par les courriels de votre patron, j'espère que certains de ces conseils vous aideront à apprivoiser votre boîte de réception.
La base
Ne traitez pas votre boîte de réception comme une archive. Archivez les messages ou supprimez-les si vous n'en avez plus besoin.
N'utilisez pas votre boîte de réception comme gestionnaire de tâches. Et c’est crucial. Mais je sais que c'est aussi très difficile à faire parce que beaucoup d'entre nous font cela souvent, nous voyons des e-mails dans notre boîte de réception, nous savons que nous devons y répondre. Mais pour y répondre, nous devons faire 18 choses différentes.
De plus, consacrer un moment précis de la journée au traitement des e-mails est une idée plutôt judicieuse.
Konmari, votre boîte de réception professionnelle
La méthode KonMari se compose de deux étapes. Jeter et conserver. « Est-ce que ça suscite de la joie ? » est la première question que l’on se pose à propos de tout. Si c'est le cas, vous pouvez le conserver - à condition de bien le nettoyer bien sûr... - sinon, jetez-le immédiatement.
Bien sûr, je crée ici une exception pour le travail ou les e-mails importants que vous « devez » conserver ou auxquels vous devez répondre. Sinon, la plupart d'entre nous jetteraient simplement tous leurs e-mails professionnels chaque jour sous la rubrique "ne suscite pas de joie", haha. Pour les situations de travail je préférerais donc le diviser en 2 étapes :
Étape 1 : « Est-ce important et dois-je faire quelque chose ? »
Si c'est le cas, vous pouvez le conserver et nous passerons à l'étape 2.
Si ce n'est pas le cas, jetez-le immédiatement car il s'agit probablement de spam, de publicité ou de l'un des nombreux e-mails inutiles.
Étape 2 : « Puis-je répondre, faire ou résoudre ce problème dans les 5 minutes ? »
Si tel est le cas, vous répondrez immédiatement à cet e-mail ou terminerez la tâche.
Sinon, créez une tâche dans votre logiciel de gestion de tâches comme paymo, asana, wrike ou lundi. Vous mettez l’intégralité de l’e-mail ici et supprimez l’e-mail de votre boîte de réception.
Désactiver les notifications
Et à moins que les notifications par e-mail ne soient extrêmement importantes pour vous, comme si vous êtes Elon Musk ou quelque chose du genre, supprimez ces notifications de votre téléphone, consacrez une partie de la journée aux e-mails et laissez le reste être consacré au travail ou si vous savez ce que vous voulez. faire.
Lettres d'information
Quoi que vous fassiez, à moins que vous n’alliez jusqu’au bas d’une newsletter et que vous ne cliquiez sur ce lien de désabonnement, les e-mails continueront d’arriver. Commencez donc à vous désabonner des messages marketing et des newsletters qui ne vous apportent plus de valeur. Et oui, cela s'applique également à notre newsletter si vous ne recevez aucune valeur des e-mails que nous vous envoyons.
Archiver ou supprimer ?
De nombreuses personnes ne savent pas si elles doivent archiver ou supprimer leurs e-mails. Et honnêtement, c’est un point discutable de nos jours puisque la plupart des programmes de messagerie vous donnent beaucoup d’espace pour stocker les e-mails, mais je suis une règle générale simple.
Si je pense que j'aurai un jour besoin de ces informations de courrier électronique à l'avenir, je les archive. Sinon je les supprime. Il s’agit probablement principalement de newsletters ou de messages marketing.