Siden verden massivt begyndte at arbejde hjemmefra, bliver vi mere end nogensinde oversvømmet med e-mails. Nu hvor undersøgelser viser, at 20% aldrig mere vil på kontoret, og 70% højst 1 dag om ugen, giver vi dig gerne nogle tips. Årsagen er simpel – hvor man tidligere gav hinanden en lille opgave i kaffekrogen, sker det nu som regel via e-mail.
Jeg har altid set e-mail som en slags Hydra fra Lerna, hvor hvert afhugget hoved voksede dobbelt tilbage. Uanset hvor hurtigt du behandler, besvarer og sletter mail, bliver der bare mere og mere. Så prøver man med mapper – 1 mappe til at behandle i dag, 1 mappe til denne uge og 1 mappe som arkiv ... ja, det virker helt sikkert. For derefter at opdage, at kaoset i din indbakke kun er blevet større.
Alt dette og mere har været min personlige erfaring med e-mail, og jeg ved, at jeg bestemt ikke er den eneste i denne sag. Især i betragtning af at der er data, der viser, at den gennemsnitlige kontormedarbejder bruger cirka 28% af sin arbejdsuge på e-mail. Og det er simpelthen absurd.
Derfor vil jeg i dag dele nogle tips og taktikker, som jeg har lært på det seneste, for at gøre e-mail til en mindre stressende og mindre tidskrævende del af mit liv. Nu må jeg sige dette på forhånd – jeg er på ingen måde en e-mail-ekspert. Og jeg ved, at du sandsynligvis kan finde andre produktivitetsguruer med skøre Inbox Zero-arbejdsgange, der skal klares hver morgen kl. 6 om morgenen, inden de laver deres morgenyoga eller kaffemeditiation. Men jeg har i hvert fald formået at tæmme min e-mail. Så uanset om du er studerende eller en professionel, der bliver begravet i e-mails fra din chef, håber jeg, at nogle af disse tips vil hjælpe dig med at tæmme din indbakke
Det grundlæggende
Behandl ikke din indbakke som et arkiv. Arkiver beskeder eller slet dem, når du ikke længere har brug for dem.
Brug ikke din indbakke som opgavestyring. Og det er afgørende. Men jeg ved, at det også er meget svært at gøre, fordi mange af os ofte gør det – vi ser e-mails i vores indbakke og ved, at vi skal svare på dem. Men for at svare skal vi gøre 18 forskellige ting.
Derudover er det en ret god idé at afsætte et bestemt tidspunkt på dagen til at behandle e-mail.
Konmari din arbejdsmails indbakke
KonMari-metoden består af to trin. Smide ud og rydde op. ‘Does it spark joy?’ er det første spørgsmål, du stiller dig selv om alt. Hvis ja, må du beholde det — forudsat at du selvfølgelig rydder det pænt op.. — hvis nej, smid det ud med det samme.
Naturligvis bygger jeg her en undtagelse ind for arbejds- eller vigtige mails, som du "skal" gemme eller besvare. Ellers ville de fleste af os simpelthen smide al arbejdsmail ud hver dag under betegnelsen "doesn't spark joy" haha. For arbejdssituationer ville jeg derfor hellere opdele det i 2 trin:
Trin 1: "Er dette vigtigt, og skal jeg gøre noget med det?"
Hvis ja, må du beholde det, og vi går videre til trin 2.
Hvis nej, smid det ud med det samme, for så er det sandsynligvis spam, reklame eller én af de mange unødvendige e-mails.
Trin 2: "Kan jeg besvare, udføre eller løse dette inden for 5 minutter?"
Hvis ja, besvarer du denne e-mail eller udfører opgaven med det samme.
Hvis ikke, opretter du en opgave i din opgavestyrings-software som paymo, asana, wrike eller monday. Du kopierer hele e-mailen derind og sletter e-mailen fra din indbakke.
Slå notifikationer fra
Og medmindre e-mailnotifikationer er utroligt vigtige for dig – for eksempel hvis du er Elon Musk eller noget lignende – så fjern dem fra din telefon, afsæt en del af dagen til e-mail og brug resten af din tid på dit arbejde eller de ting, du gerne vil lave.
Nyhedsbreve
Uanset hvad du gør, vil e-mailene blive ved med at komme ind, medmindre du ruller helt ned i et nyhedsbrev og klikker på afmeldingslinket. Begynd derfor med at afmelde dig fra markedsføringsmeddelelser og nyhedsbreve, der ikke længere giver dig værdi. Og ja, det gælder også vores nyhedsbrev, hvis du ikke får værdi ud af de e-mails, vi sender dig.
Arkivere eller slette?
Mange mennesker går i stå ved spørgsmålet om, hvorvidt de skal arkivere eller slette deres e-mails. Og ærligt talt er dette i dag et ret omdiskuteret punkt, da de fleste e-mailprogrammer tilbyder dig masser af plads til at gemme e-mails – men jeg følger en simpel tommelfingerregel.
Hvis jeg tænker, at jeg nogensinde kan få brug for den pågældende e-mailinformation i fremtiden, arkiverer jeg den. Ellers sletter jeg den. Det er sandsynligvis primært nyhedsbreve eller markedsføringsmeddelelser alligevel.