Od kiedy świat masowo przeszedł na pracę zdalną, jesteśmy bardziej niż kiedykolwiek zasypywani emailami. Skoro badania pokazują, że 20% pracowników nie chce już nigdy wracać do biura, a 70% chce tam bywać co najwyżej raz w tygodniu, chętnie podzielimy się kilkoma wskazówkami. Przyczyna jest prosta – tam, gdzie kiedyś rzucało się komuś szybkie zlecenie przy ekspresie do kawy, teraz najczęściej robi się to przez email.
Zawsze postrzegałem e-mail jako swego rodzaju Hydrę Lernejską, której każda odcięta głowa odrastała podwójnie. Bez względu na to, jak szybko przetwarzasz, odpowiadasz i usuwasz wiadomości – jest ich tylko coraz więcej. To może wszystko do folderów: 1 folder na dziś, 1 folder na ten tydzień i 1 folder jako archiwum... tak, na pewno zadziała. Żeby potem przekonać się, że chaos w skrzynce odbiorczej stał się przez to jeszcze większy.
To wszystko i więcej to moje osobiste doświadczenia z e-mailem – wiem, że w tej kwestii zdecydowanie nie jestem sam. Szczególnie biorąc pod uwagę dane, z których wynika, że przeciętny pracownik biurowy poświęca około 28% swojego tygodnia pracy na e-maile. I to jest absolutnie absurdalne.
Dlatego chcę dziś podzielić się kilkoma wskazówkami i taktykami, których nauczyłem się w ostatnim czasie, aby e-mail stał się mniej stresującym i mniej czasochłonnym elementem mojego życia. Muszę to powiedzieć z góry – nie jestem bynajmniej ekspertem od e-maili. Wiem, że pewnie można znaleźć innych guru produktywności z wymyślnymi przepływami pracy w stylu Inbox Zero, które należy odhaczać każdego ranka o 6 rano przed poranną jogą czy medytacją przy kawie. Ale przynajmniej mi udało się okiełznać e-mail. Więc niezależnie od tego, czy jesteś studentem, czy profesjonalistą zasypywanym emailami od szefa – mam nadzieję, że kilka z tych wskazówek pomoże Ci zapanować nad skrzynką odbiorczą.
Podstawy
Nie traktuj swojej skrzynki odbiorczej jak archiwum. Archiwizuj wiadomości lub usuwaj je, gdy nie są Ci już potrzebne.
Nie używaj skrzynki odbiorczej jako menedżera zadań. To jest kluczowe. Wiem jednak, że jest to bardzo trudne do zrobienia, ponieważ wielu z nas robi to nagminnie – widzimy e-maile w skrzynce odbiorczej i wiemy, że musimy na nie odpowiedzieć. Ale żeby odpowiedzieć, musimy najpierw zrobić 18 różnych rzeczy.
Poza tym całkiem rozsądnym pomysłem jest poświęcenie określonej pory dnia na przetwarzanie e-maili.
Konmari swojej służbowej skrzynki odbiorczej
Metoda KonMari składa się z dwóch kroków: wyrzucania i przechowywania. ‘Does it spark joy?’ to pierwsze pytanie, które zadajesz sobie przy każdej rzeczy. Jeśli tak – możesz to zatrzymać — pod warunkiem oczywiście, że to potem posprzątasz — jeśli nie, wyrzuć od razu.
Oczywiście robię tutaj wyjątek dla służbowych lub ważnych maili, które "musisz" zachować lub na które musisz odpowiedzieć. W przeciwnym razie większość z nas po prostu wyrzucałaby każdego dnia wszystkie służbowe e-maile pod hasłem "doesn't spark joy" haha. Dlatego w sytuacjach zawodowych wolałbym podzielić to na 2 kroki:
Krok 1: "Czy to jest ważne i czy muszę coś z tym zrobić?"
Jeśli tak, możesz to zachować i przechodzimy do kroku 2.
Jeśli nie, wyrzuć od razu, bo to prawdopodobnie spam, reklama lub jeden z wielu bezużytecznych e-maili.
Krok 2: "Czy mogę odpowiedzieć na tego e-maila, wykonać zadanie lub rozwiązać problem w ciągu 5 minut?"
Jeśli tak, od razu odpowiadasz na tego e-maila lub wykonujesz zadanie.
Jeśli nie, tworzysz zadanie w oprogramowaniu do zarządzania zadaniami, takim jak paymo, asana, wrike lub monday. Wklejasz do niego całą wiadomość e-mail i usuwasz ją ze skrzynki odbiorczej.
Wyłączanie powiadomień
I chyba że powiadomienia e-mail są dla ciebie niezwykle ważne – na przykład jeśli jesteś Elonem Muskiem albo kimś podobnym – usuń je z telefonu, poświęć część dnia na obsługę poczty, a resztę czasu przeznacz na pracę lub rzeczy, które chcesz robić.
Newsletter
Cokolwiek robisz, dopóki nie przewiniesz newslettera do samego dołu i nie klikniesz linku do wypisania się, maile będą nadal przychodzić. Zacznij więc wypisywać się z wiadomości marketingowych i newsletterów, które nie przynoszą ci już żadnej wartości. I tak, dotyczy to również naszego newslettera, jeśli nie czerpiesz wartości z e-maili, które ci wysyłamy.
Archiwizować czy usuwać?
Wiele osób utknęło przy pytaniu, czy powinny archiwizować, czy usuwać swoje e-maile. I szczerze mówiąc, jest to dziś dość dyskusyjna kwestia, ponieważ większość programów pocztowych oferuje sporo miejsca na przechowywanie wiadomości, ale ja stosuję prostą ogólną zasadę.
Jeśli myślę, że kiedyś w przyszłości będę potrzebować informacji zawartych w danym e-mailu, archiwizuję go. W przeciwnym razie go usuwam. Zazwyczaj są to głównie newslettery lub wiadomości marketingowe.