Konmari la tua casella di posta elettronica

pubblicato su 23 juni 2021

Da quando il mondo ha iniziato a lavorare in massa da casa, siamo stati sovraccarichi di e-mail più che mai. Ora che le ricerche mostrano che il 20% non vuole mai andare in ufficio e il 70% vuole andare in ufficio al massimo 1 giorno a settimana, vorremmo darvi alcuni consigli. Il motivo è semplice: mentre prima vi davate un piccolo compito nell'angolo del caffè, ora di solito lo fate via email.

Ho sempre pensato alla posta elettronica come a una sorta di Idra di Lerna, in cui ogni testa mozzata ricresce doppia. Non importa quanto velocemente elabori, rispondi ed elimini l'e-mail, non farà altro che aumentare. Poi metti tutto in cartelle, 1 cartella per oggi, 1 cartella per questa settimana e 1 cartella come archivio... sì, funzionerà sicuramente. Solo per scoprire che questo ha reso ancora più grande il caos nella tua casella di posta.

E tutto questo e molto altro è stata la mia esperienza personale con la posta elettronica, so di non essere certamente il solo in questa faccenda, soprattutto considerando che ci sono dati che mostrano che l'impiegato medio trascorre circa il 28% della propria settimana lavorativa a spendere la posta elettronica. E questo è assolutamente assurdo.

Quindi oggi voglio condividere alcuni suggerimenti e tattiche che ho imparato ultimamente per rendere la posta elettronica una parte della mia vita meno stressante e che richiede meno tempo. Ora devo dirlo in anticipo, non sono affatto un esperto di posta elettronica. E so che probabilmente puoi trovare altri guru della produttività con folli flussi di lavoro Inbox Zero da svolgere ogni mattina alle 6 del mattino prima di fare yoga mattutino o meditazione sul caffè. Ma almeno sono riuscito a domare la mia posta elettronica. Quindi, che tu sia uno studente o un professionista sepolto dalle email del tuo capo, speriamo che alcuni di questi suggerimenti ti aiutino a domare la tua casella di posta

 

La base

Non trattare la tua casella di posta come un archivio. Archivia i messaggi o cancellali se non ti servono più.

Non utilizzare la tua casella di posta come task manager. E questo è cruciale. Ma so che è anche molto difficile da fare perché molti di noi lo fanno spesso, vediamo le email nella nostra casella di posta, sappiamo che dobbiamo rispondere. Ma per rispondere dobbiamo fare 18 cose diverse.

Inoltre, dedicare un momento specifico della giornata all’elaborazione della posta elettronica è un’idea piuttosto intelligente.

Konmari la tua casella di posta elettronica di lavoro

Il metodo KonMari si compone di due passaggi. Scartare e conservare. “Suscita gioia?” è la prima domanda che ti poni riguardo a tutto. Se è così, puoi tenerlo, a patto ovviamente di ripulirlo adeguatamente..., altrimenti buttalo via immediatamente.

Naturalmente, creo un'eccezione qui per il lavoro o per le email importanti che "devi" conservare o a cui rispondere. Altrimenti, la maggior parte di noi semplicemente butterebbe via tutte le email di lavoro ogni giorno sotto la voce "non suscita gioia" ahah. Per le situazioni lavorative preferirei quindi dividerlo in 2 step:

 

Passaggio 1: "È importante e dovrei fare qualcosa al riguardo?"

Se è così, puoi mantenerlo e andremo al passaggio 2.

In caso contrario buttatela subito perchè probabilmente è spam, pubblicità o una delle tante email inutili.

Passaggio 2: "Posso rispondere, eseguire o risolvere questo problema entro 5 minuti?"

In tal caso, risponderai immediatamente a questa email o completerai l'attività.

In caso contrario, crea un'attività nel tuo software di gestione attività come paymo, asana, wrike o monday. Inserisci l'intera email qui ed elimina l'email dalla tua casella di posta.

Spegni le notifiche

E a meno che le notifiche via email non siano incredibilmente importanti per te, ad esempio se sei Elon Musk o qualcosa del genere, togli quelle notifiche dal telefono, dedica parte della giornata alle email e lascia che il resto sia dedicato al lavoro o a sapere le cose che desideri fare.

Newsletter

Qualunque cosa tu faccia, a meno che non vai fino in fondo a una newsletter e fai clic sul link per annullare l'iscrizione, le email continueranno ad arrivare. Quindi inizia a annullare l'iscrizione ai messaggi di marketing e alle newsletter che non ti forniscono più alcun valore. E sì, questo vale anche per la nostra newsletter se non ottieni alcun valore dalle e-mail che ti inviamo.

Archiviare o eliminare?

Molte persone si chiedono se archiviare o eliminare le proprie e-mail. E onestamente, questo è un punto controverso al giorno d'oggi poiché la maggior parte dei programmi di posta elettronica ti offre un sacco di spazio per archiviare le email, ma seguo una semplice regola generale.

Se penso che avrò mai bisogno di quelle informazioni via email in futuro, le archivio. Altrimenti li elimino. Probabilmente si tratta principalmente di newsletter o messaggi di marketing.